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Archivio di Stato di Pordenone

L'Archivio: istituto culturale e ufficio dello Stato

Intervista alla dott.ssa Laura Buti, Funzionario Amministrativo all'Archivio di Stato di Pordenone

A - Ciao, Laura. Ci racconti chi sei e come sei arrivata all'Archivio di Stato di Pordenone?

L - Ciao, sono Laura, ho 39 anni e sono Funzionario Amministrativo del Ministero per i beni e le attività culturali e per il turismo e attualmente svolgo il mio servizio presso l'Archivio di Stato di Pordenone. Sono originaria di Arezzo, splendida città toscana, e concluso il liceo classico mi sono iscritta alla facoltà di Giurisprudenza presso l'Università degli Studi di Bologna. Appassionarmi al diritto è stato facile, grazie soprattutto agli insigni docenti che ho avuto la fortuna di incontrare e a 23 anni ho conseguito con lode la Laurea magistrale con una tesi in Diritto del lavoro. Decisa a non intraprendere un percorso accademico ma desiderosa di mettere in pratica tutto ciò che avevo appreso nei miei anni di studio, ho scelto di proseguire la mia formazione sempre a Bologna ed ho partecipato al concorso necessario per accedere al biennio della Scuola di specializzazione per le professioni legali “E. Redenti” iniziando contemporaneamente la pratica forense presso uno studio della città ed effettuando un tirocinio a fianco di un Pubblico Ministero presso la Procura della Repubblica di Bologna. A tempo perso, ho iniziato a partecipare ai concorsi pubblici per funzionario amministrativo. Gli anni di formazione post-universitaria sono stati molto pieni e decisamente faticosi, ma fondamentali per esplorare nella pratica le diverse aree del diritto che più mi interessavano e per capire a pieno quali potevano essere le possibilità lavorative e professionali che poteva offrirmi la laurea che avevo conseguito. Ottenuto il Diploma di specializzazione e terminata la pratica forense ho superato presso la Corte di Appello di Bologna l'Esame di Stato per l'abilitazione all'esercizio della professione forense e a 27 anni sono diventata Avvocato. Ho quindi iniziato a svolgere con grande soddisfazione umana e professionale la professione di Avvocato presso la sede di Bologna dello Studio Macchi di Cellere Gangemi, svolgendo la mia attività nell'area di diritto del lavoro e della sicurezza sociale.
La mia strada sembrava ormai decisa nella direzione della professione forense e, nonostante nel frattempo avessi vinto alcuni concorsi pubblici come funzionario amministrativo ai quali avevo partecipato nel corso degli anni, avevo sempre rifiutato l’assunzione, per evitare di sradicarmi da Bologna e fare un salto nel buio verso un lavoro che non sapevo se mi sarebbe piaciuto.
Ad un certo punto nel 2011 è arrivata una lettera dell'allora Ministero per i Beni e le Attività Culturali in cui, a seguito di un concorso bandito nel 2008 e da me vinto, mi si invitava a sottoscrivere un contratto per l'assunzione come Funzionario Amministrativo economico finanziario presso Bologna, sede centrale dell'allora Soprintendenza per i Beni Archeologici dell'Emilia Romagna.

Questa volta non potevo rinunciare: avevo la possibilità di rimanere a Bologna e di sperimentare un nuovo modo di occuparmi del diritto. La curiosità è stata tale da spingermi a provare: mi sono detta che questa volta non avevo scuse per rinunciare senza sapere se il lavoro del funzionario amministrativo poteva piacermi, che dovevo provare e che nel caso avrei potuto riprendere la mia attività da Avvocato e, in accordo con il mio Studio Legale, mi sono data tempo 6 mesi per capire cosa volevo fare... ed eccomi qua, alla fine ho scelto!

L'esperienza presso la Soprintendenza è stata decisamente travolgente fin dall'inizio. Mi sono trovata di fronte ad un mondo completamente diverso rispetto a quello forense dal quale provenivo, fatto di un insieme di figure professionali molto vario, composto oltre che da personale giuridico-amministrativo, da archeologi, architetti, geometri, restauratori, bibliotecari, che in modo coordinato e da sedi diverse erano chiamati a gestire il patrimonio culturale archeologico di un'intera regione. Sin dall'inizio sono stata incaricata del coordinamento amministrativo-giuridico-contabile di tutti le aree archeologiche e dei Musei archeologici dell'Emilia-Romagna che facevano capo alla Soprintendenza per i beni archeologici di Bologna ed ho assunto da subito la direzione dell'ufficio contabilità e dell'ufficio appalti, due settori di grande responsabilità. L'impatto con nuove materie da esplorare è stato decisamente forte e non nascondo che all'inizio, non sono mancati momenti di preoccupazione in cui ho temuto di non essere all'altezza dell'importante ruolo che ero chiamata a svolgere. Per fortuna ho trovato dei colleghi fantastici, molto preparati e disponibili che mi hanno dato un importante supporto morale e molti consigli pratici.

Purtroppo, infatti, non esiste un manuale dal quale si può imparare tutto quello che deve fare un funzionario amministrativo, soprattutto se devi lavorare al MiBACT! Sono necessarie competenze trasversali, giuridiche ed economiche e inoltre, gestendo problematiche connesse ai beni culturali, è necessario acquisire anche alcune competenze attinenti al settore specifico nel quale si è chiamati ad operare, in modo da riuscire ad operare nel modo più efficace ed efficiente possibile. Insomma, è importante avere una solida preparazione giuridica di base per districarsi tra i meandri di norme che popolano le materie di cui mi occupo, ma poi è fondamentale applicarsi sul campo, studiando ogni giorno e imparando a gestire le diverse problematiche che quotidianamente si presentano nella gestione del patrimonio culturale. Insomma... diciamo che facendo il funzionario amministrativo presso il Ministero per i beni e le attività culturali e per il turismo non c'è modo di annoiarsi! Nonostante sia sicuramente faticoso, credo comunque sia una grande fortuna avere un lavoro che offre continui stimoli ed è uno dei motivi che mi ha convinta che questo era quello che volevo fare.

Come sono finita a Pordenone? Negli anni la mia vita personale è andata avanti: mi sono sposata ed ho avuto due bambine e, visto che mio marito per motivi di lavoro si trovava a Pordenone già dal 2010, ho dovuto necessariamente lasciare Bologna e chiedere un trasferimento a Pordenone. Nel marzo 2015 sono arrivata all'Archivio di Stato della città... ed eccomi qua!

A - Nessuno meglio di te, allora, potrebbe rispondere a questa domanda. L'Archivio di Stato di Pordenone, come tutti gli altri Archivi di Stato, è un organo periferico del Ministero per i beni e le attività culturali e per il turismo, che a sua volta è uno degli apparati fondamentali dell'amministrazione dello Stato. Tu ci hai parlato della tua precedente sede di lavoro, anch'essa un ufficio ministeriale. Puoi descriverci un po' la struttura del Ministero e di quali uffici si compone?

L - Il Ministero per i beni e le attività culturali e per il turismo, nella sua denominazione e struttura attuale, è frutto di numerose riforme che si sono susseguite nel corso degli anni e che hanno ampliato le competenze del dicastero e modificato la sua struttura ed articolazione, mantenendo però immutata nel tempo la sua mission originaria ovvero la gestione dell'enorme patrimonio culturale nazionale al fine di garantire la tutela, la valorizzazione e la fruizione dello stesso. Come dicevo, la struttura organizzativa e amministrativa del Ministero è decisamente complessa e nella sua configurazione attuale, frutto dell'ultimo Regolamento di riorganizzazione, il DPCM 169/2019, risulta molto articolata.

In via assolutamente sintetica e semplificata il Ministero si compone di: 5 Uffici di diretta collaborazione del Ministro; Organi centrali del Ministero (il Segretariato Generale, che assicura il coordinamento e l'unità dell'azione amministrativa svolta da tutti gli uffici del Ministero;12 Direzioni Generali, che si dividono tra Direzioni di settore e Direzioni con competenze amministrative trasversali); 4 organi consultivi centrali a carattere tecnico-scientifico; Istituti dotati di autonomia speciale; Organi periferici del Ministero (Segretariati Regionali; Soprintendenze Archeologia, belle arti e paesaggio; Direzioni Regionali Musei; Musei e Pinacoteche nazionali; Aree e Parchi Archeologici; Soprintendenze archivistiche e bibliografiche; Archivi di Stato; Biblioteche).

È di tutta evidenza che la complessa struttura organizzativa sopra riassunta sia lo specchio di un dicastero che raccoglie necessariamente al suo interno numerose figure professionali che sono chiamate a svolgere in sinergia importanti compiti in settori specifici, diversi tra di loro e caratterizzati da peculiarità tali che comportano una gestione amministrativa molto più complessa rispetto a quella specifica di altri Ministeri che svolgono funzioni prettamente amministrative decisamente più omogenee.

A - Abbiamo capito che il panorama degli uffici del Ministero è molto articolato ed articolato è anche il tuo lavoro. Sappiamo che è difficile ma puoi descriverci in breve quali attività svolge un funzionario amministrativo all'interno di un Archivio di Stato? Come stai lavorando in questi giorni di smart working?

L - Come ho già detto, il lavoro che un funzionario amministrativo è chiamato a svolgere all'interno di questo Ministero è decisamente vario e articolato e, in particolare, all'interno dell'Archivio è diretto a garantire il rispetto della regolarità giuridico-amministrativa e contabile di tutti gli atti adottati al fine di garantire la tutela, la valorizzazione e la fruizione del patrimonio archivistico ivi conservato. Ciò comporta un necessario coordinamento con l'attività svolta dai funzionari archivisti, in modo da gestire il patrimonio nel modo più efficace, efficiente ed economico possibile.

L'attività centrale (per importanza e per responsabilità) che viene svolta da un funzionario amministrativo è quella della gestione della contabilità dell'Istituto, secondo le regole della Contabilità di Stato, a partire dalla programmazione delle risorse finanziarie necessarie che devono essere richieste alla Direzione Generale competente, passando dalle fasi intermedie della gestione delle risorse che vengono messe a disposizione, per terminare con la fase delle rendicontazione annuale di quanto speso, momento che comporta il controllo esterno di verifica successiva della regolarità amministrativa contabile delle operazioni svolte e che viene effettuata dalle Ragionerie Territoriali dello Stato (organi periferici del Ministero dell'Economia e delle Finanze) e dalla Corte dei Conti.

L'altra attività fondamentale per la vita dell'Istituto è rappresentata dalla gestione degli appalti di beni, servizi e lavori indispensabili per consentire lo svolgimento dell'attività istituzionale dell'Archivio. La gestione delle procedure di appalto deve seguire complesse normative specifiche in continua mutazione e per un funzionario amministrativo è dunque necessario applicarsi in un quotidiano aggiornamento normativo in modo da garantire il rispetto delle stringenti regole e procedure che vengono imposte. A corredo di queste attività il funzionario amministrativo è tenuto ad occuparsi di tutti gli adempimenti amministrativi previsti per legge e a risolvere le diverse problematiche giuridiche che si presentano nella gestione ordinaria dell'Istituto.

Tutta l'attività di cui sopra viene svolta in un'ottica di costante e proficua collaborazione con gli altri addetti e funzionari dell'Archivio, in modo da condividere gli obiettivi, le idee e le scelte di gestione del patrimonio archivistico posseduto. In questo periodo di smart working il mio lavoro non è mutato né nella sostanza né nella forma, in quanto già ordinariamente svolgo la mia attività utilizzando quasi esclusivamente il computer e il telefono. Tuttavia, mi manca molto il rapporto in presenza con i miei colleghi, le nostre riunioni per il coordinamento delle attività e il costante confronto che avviene sui diversi argomenti di lavoro quando siamo in ufficio. Anche su questo punto comunque, ci siamo adeguati alla necessità attuale e utilizziamo le e-mail per organizzare il lavoro quotidiano e soprattutto la chat che abbiamo creato su Whatsapp per uno scambio costante ed in tempo reale delle nostre idee. Per fortuna la tecnologia ci viene incontro e, visto che l’Istituto era già attrezzato da un punto di vista digitale e telematico, questo momento così difficile ed imprevisto ci ha comunque trovati pronti: siamo stati in grado di continuare a garantire un servizio all'utenza e la regolare prosecuzione di tutta l'attività amministrativa.

A - Uno degli aspetti del tuo lavoro che hanno maggiore impatto sui servizi ai nostri utenti è sicuramente quello (che hai citato) che riguarda gli acquisti di quanto necessario per svolgere la nostra attività istituzionale. Come cittadini, comprare qualcosa ci sembra un procedimento facile: una volta capito esattamente cosa ci serve (anche se dobbiamo munirci di autocertificazione) usciamo e ce la procuriamo. Come funziona per gli acquisti di quanto necessario all'Archivio?

L - L'acquisto di beni, servizi e lavori per una pubblica amministrazione è un'attività decisamente complessa e deve seguire quanto disposto dal Codice degli Appalti, quanto indicato dalle previsioni dell'ANAC (Autorità Nazionale Anticorruzione) e rivolgere sempre l’attenzione pure agli orientamenti assunti in sede giurisprudenziale. Per quanto riguarda gli acquisti necessari per l'Archivio, si tratta generalmente di acquisti sotto soglia comunitaria e dunque come Pubblica Amministrazione siamo tenuti a gestire le procedure utilizzando lo strumento del MEPA sulla piattaforma Consip spa. Tutta l'attività è improntata al rispetto di regole dirette al raggiungimento della massima qualità nell'ottenimento delle prestazioni e dei beni necessari, seguendo i principi di economicità, efficacia, tempestività e correttezza nello svolgimento delle procedure, e garantendo libera concorrenza e non discriminazione tra gli operatori economici nell'ottica della massima trasparenza e pubblicità.

Le fasi fondamentali in cui si articola una procedura di acquisto, sono le seguenti: pianificazione e programmazione degli acquisti sulla base delle risorse a disposizione, in quanto non possono essere assunti debiti fuori bilancio; redazione di una determina a contrarre, con la quale si definiscono gli elementi essenziali del contratto che si andrà a concludere e i criteri che verranno adottati per la selezione degli operatori economici e delle offerte; predisposizione degli atti di gara (moduli di autodichiarazione per i partecipanti, capitolato speciale di appalto); predisposizione e pubblicazione sul sito istituzionale di un avviso di manifestazione di interessi rivolto agli operatori economici che vogliono richiedere di partecipare alla procedura; svolgimento della procedura di acquisto con confronto concorrenziale tra vari operatori secondo le regole previste dal Codice degli Appalti (la procedura viene svolta sulla piattaforma Mepa Consip in caso di acquisti sotto-soglia, salvo che non si intenda acquisire beni o servizi ivi non presenti); verifica dei requisiti dichiarati dal soggetto individuato come possibile aggiudicatario; determina di affidamento; comunicazioni di avvenuta aggiudicazione.

A questo punto la procedura di acquisto è finalmente terminata e quello che ci occorre arriverà nel nostro Archivio!

A - Hai parlato di beni, servizi e lavori. Finalmente i lavori di adeguamento antincendio della nostra sede sono terminati ed è prioritario interesse del nostro Istituto far rientrare tutto il materiale archivistico attualmente custodito presso il deposito "Pertini" di Mestre. Quali saranno i prossimi passi necessari per consentire questo rientro?

L - Il rientro dei preziosi fondi archivistici depositati a Mestre è sicuramente il nostro obiettivo principale. Purtroppo, nel 2013, per motivi collegati alla mancata sicurezza antincendio dei locali dell'Archivio, era stato necessario alleggerire il c.d. carico di incendio e quindi, in attesa dello svolgimento dei lavori di adeguamento della nostra sede, gran parte del materiale archivistico era stato dislocato in altri depositi. In particolare, i fondi più preziosi erano stati temporaneamente depositati presso il deposito "Pertini" di Mestre, gestito dall'Archivio di Stato di Venezia. Conclusi a fine 2018 i lavori impiantistici e strutturali della sede e ottenuta la SCIA dal Comando dei Vigili del Fuoco di Pordenone, l'Archivio si è prontamente adoperato per far rientrare in sede il materiale conservato temporaneamente nel deposito cittadino della Procura di Stato, materiale che dall'inizio del 2019 è stato di nuovo reso consultabile dall'utenza presso la nostra sede.

Sempre nel corso del 2019 abbiamo acquisito dalla competente Direzione Generale l'autorizzazione ad assumere l'impegno di spesa necessario per dare inizio alle procedura di gara per l'aggiudicazione del servizio di trasloco a ditta specializzata nel trasporto di beni culturali. In esito ad un importante e complesso lavoro di squadra, che ha visto coinvolto a diverso titolo tutto il personale, le funzionarie archiviste sono giunte alla definizione di tutti gli aspetti tecnici e scientifici legati al rientro dei preziosi fondi archivistici, partendo da uno studio topografico degli spazi a disposizione, necessario per una loro ottimale ricollocazione all'interno dei nei nostri depositi e poi siamo passati alla redazione di un dettagliato capitolato speciale di gara con la quantificazione dell'importo da porre a base d'asta.

Predisposta la determina di impegno è stato pubblicato l'avviso di manifestazione di interesse per l'affidamento del suddetto servizio di trasloco, ma dopo aver consentito sopralluoghi alle ditte interessate ed acquisiti una serie di preventivi è emersa la difficoltà per le suddette ditte di dotarsi di un'adeguata polizza assicurativa idonea e sufficiente a garantire il trasporto dei nostri preziosi beni culturali archivistici. È stato dunque necessario adottare una determina di annullamento in autotutela della procedura in atto in modo da poter acquisire ulteriori informazioni utili a individuare e quantificare correttamente il costo della specifica tipologia di polizza assicurativa indispensabile per poter effettuare il nostro trasloco in sicurezza.

Con molta fatica abbiamo ottenuto tutte le informazioni assicurative utili per superare il problema legato alla polizza ed era nostra ferma intenzione effettuare in questa primavera la procedura di gara per consentire entro l'estate il rientro dei nostri fondi archivistici. I nostri progetti, purtroppo, hanno subito una battuta di arresto a causa della situazione emergenziale verificatasi in conseguenza della pandemia in atto e, considerata l'impossibilità di prevedere i tempi di ripresa di tutte le attività di lavoro ordinarie, non è al momento possibile garantire tempi certi per il trasloco.

In ogni caso noi vogliamo essere ottimisti e assicuriamo a tutta l'utenza che, appena ne avremo la possibilità, la prima cosa che faremo sarà riportare a casa i nostri preziosi fondi archivistici, in modo da consentire nuovamente a tutti la loro consultazione!

A - Grazie, Laura. Con i tuoi studi e con la tua professionalità - come hai già fatto - potresti svolgere tantissime professioni molto interessanti. Sei felice di lavorare in un Istituto che si occupa di tutelare e valorizzare il patrimonio culturale pubblico? Se c'è, qual è li valore aggiunto del lavoro che fai, secondo te?

L - Come credo di aver spiegato, questo non è un lavoro che mi sono trovata a fare per caso, ma l'ho scelto consapevolmente valutando tutti gli aspetti positivi e negativi di una tale decisione. Ad oggi mi sento di dire che ho fatto la scelta giusta: faccio un lavoro che mi piace, in un ambiente nel quale ho la fortuna di avere dei colleghi con i quali abbiamo costituito un gruppo di lavoro straordinario e insieme condividiamo l'obiettivo comune di gestire nel miglior modo possibile il patrimonio culturale archivistico che abbiamo la fortuna di conservare. Inoltre, il fatto che a Pordenone siamo l'unico istituto periferico del Ministero per i beni e le attività culturali e per il turismo ci fa capire ancora di più quanto importante sia tutelare, valorizzare e rendere fruibile quel patrimonio.

A - Ti vediamo sempre molto attenta alle iniziative scientifiche dell'Istituto e condividiamo con te il "fare squadra", proponendo una metodologia di lavoro che risponda ai principi della pubblica amministrazione. Quanto è importante per te ispirarti a questi principi? Come si concretizzano nel tuo lavoro quotidiano?

L - La collaborazione all'interno dell'ufficio e il lavoro di squadra tra funzionari di settori diversi è a mio parere fondamentale, per condividere obiettivi e garantire la sistematicità della nostra azione. Ogni contributo è importante e sentirsi parte di un progetto fornisce uno stimolo indispensabile per consentire che tutti possano lavorare con il sorriso e trovare una gratificazione in quello che fanno quotidianamente. Non sempre è facile, ma noi ci proviamo e questo probabilmente è il valore aggiunto all'interno del nostro Istituto.

A - Un'ultima domanda! Ormai conosci bene i fondi che conserviamo: ogni qual volta passi in sala studio osservi pergamene e registri. Se potessi dedicarti a consultare le nostre carte vecchie, quali sceglieresti?

L - Devo dire che molte delle preziose carte che vedo passare sotto le mani delle funzionarie archiviste mi incuriosiscono spesso, ma devo ammettere che il materiale che attira sempre la mia attenzione è il fondo della Pretura di Maniago. Sarà sicuramente perché si tratta di carte giuridiche affini alla mia formazione ma vi assicuro che ha un grande fascino vedere conservate e studiate carte risalenti al XIX secolo con sentenze, decreti, atti civili e penali e raccolte di pubblicazioni giuridico-legislative.

A - Il lavoro su quel fondo è solo all'inizio! Al rientro ti aspettiamo a schedare con noi... Grazie ancora per i tuoi spiegoni (con affetto ovviamente!), Laura. Speriamo di vederci presto!



Ultimo aggiornamento: 29/11/2023